Réunions et collaboration à distance

En ces temps de COVID-19 et des mesures imposées par le gouvernement, nous voulons faire équipe avec les autres familles JCI pour vous tenir informé. Beaucoup de gens ont des questions sur les événements JCI à tous les niveaux: sont-ils reportés, annulés, que pouvons-nous faire pour continuer à travailler sur des projets, etc. Jeroen Huylebroeck, membre de JCI Aalst, a écrit cet article pour vous informer sur les possibilités que Microsoft offre pour travailler à distance et collaborer en ligne.

Il existe de nombreux outils à partager en ligne, comme Google Drive, Dropbox, WeTrransfer ou OneDrive. Il existe également de nombreuses façons pour les gens de discuter ou de faire des conférences (vidéo) en ligne: vous connaissez probablement Skype, WhatsApp, Slack, etc. Souvent, ils proposent des modèles Freemium: un certain nombre de fonctionnalités sont disponibles gratuitement, mais si vous en voulez plus, vous devez payer.

Pièges

Bien que bon nombre de ces services fonctionnent correctement, il existe deux pièges courants.

Fragmentation: Ces services spécialisés ne font pas partie d’une seule plateforme. En conséquence, les utilisateurs doivent s’inscrire individuellement, une connexion distincte est requise pour chaque plate-forme et les informations sont souvent distribuées via différents canaux. Cela peut entraîner la perte de personnes, la perte de données, la duplication et la gestion de versions complexes, des courbes d’apprentissage multiples et plus longues et … des violations de données potentielles.

Absence de «contrôle»: bon nombre de ces services fonctionnent principalement selon une approche «poste à poste». Cela signifie que ce sont principalement des individus qui créent et partagent des données, là encore avec un ou plusieurs autres individus. Et cela sur autant de canaux que de fragmentation. Cela a également des conséquences potentielles pour votre service local. Après tout, il est responsable (il suffit de penser au RGPD) de la gestion et du traitement corrects des données et (dans le moindre des cas) du traitement de toute violation de données.

Et maintenant?

Nous sommes maintenant dans la crise corona. Du coup, nous ne pouvons plus nous réunir pour nous rencontrer et discuter. Du coup, le besoin d’aides technologiques est extrêmement urgent. Soudain, la fragmentation et l’utilisation du contrôle deviennent extrêmement douloureuses. Bien qu’aucune solution unique ne soit infaillible et complète, Microsoft a fait de grands efforts ces dernières années sur sa plate-forme «Microsoft 365». C’est un service où vous pouvez en toute sécurité envoyer des e-mails, partager des fichiers, chatter, conférences audio et vidéo, co-créer, etc. Mais cela coûte aussi de l’argent …

Concrètement: pour être en règle avec vos licences, vous devez également payer quelque chose à moins que vous n’utilisiez que la version «Freemium» de 1 des produits: Microsoft Teams.

Combien ça coûte?

En fait … très peu.

Microsoft applique la règle suivante pour leur formule d’entrée de gamme (Office 365 E1) concernant les licences de dons gratuits: « Les offres pour les associations sont réservées aux employés des associations et aux employés non rémunérés (équivalent temps plein) avec une gestion matérielle au jour le jour, les responsabilités opérationnelles et fiduciaires, qui n’utilisent pas la licence pour générer des revenus personnels. Les bénévoles, les membres des associations et les employés ne sont PAS éligibles pour les licences et les abonnements pour associations. »(Source: https://www.microsoft.com/fr-be/microsoft-365/nonprofit/office-365-nonprofit) En bref: cela ne s’applique pas dans un contexte JCI.

Cependant, il existe également une offre pour les bénévoles / membres, appelée «Office 365 E1 pour les bénévoles des associations»: ce n’est pas gratuit, mais c’est bon marché. Après tout, cela coûte 2,05 EUR (TVA incluse) par membre, par mois, ou 24,54 EUR (TVA incluse) par membre, par an.

Cependant, pendant cette période de crise, Microsoft a également rendu cette suite gratuite pour une durée limitée! Vous pouvez désormais utiliser ce service gratuitement pendant 6 mois. (source: https://www.linkedin.com/pulse/supporting-nonprofits-igos-during-covid-19-justin-spelhaug/)

En bref: vous n’avez aucune raison de ne pas l’introduire maintenant. Une fois que vous aurez activé cette suite, vous recevrez pour chacun de vos membres:

  • Une boîte aux lettres professionnelle avec gestion du calendrier et des contacts de 50 Go que vous pouvez lier à votre propre nom de domaine («firstname.lastname@lokaleafdeling.be» par exemple). Il s’agit également du nom d’utilisateur avec le mot de passe correspondant pour tous les autres services.
  • Sécurité d’accès renforcée grâce à une activation simple de l’authentification multifacteur.
  • 1 To de stockage de fichiers cloud personnel via OneDrive Entreprise
  • Accès aux versions Web et smartphone complètes des différentes applications Office
    • Become
    • Excel
    • PowerPoint
    • Outlook
  • Déverrouiller les capacités premium de diverses applications Windows 10, Android, iOS et Web telles que
    • Microsoft To-Do (intégré à Microsoft Planner, Sticky Notes, OneNote et Outlook)
    • Microsoft Forms
    • Microsoft Sway
    • Microsoft Kaizala
    • Accès (contrôlé) à tous les services du service local, tel que configuré dans le portail de gestion

En plus de cela en tant qu’organisation locale, vous obtenez:

  • Nombre illimité de boîtes aux lettres partagées de 10 Go auxquelles vous pouvez donner accès aux membres (ou les refuser), comme factures@localorganization.be, board@localorganization.be, info@localorganization.be, …
  • Stockage cloud et portail Web gérés de manière centralisée avec gestion des droits d’accès sur Microsoft SharePoint. (1 To + 10 Go par licence utilisateur)
  • Un babillard numérique central pour les annonces, grâce à Yammer.
  • Un système simple de répartition des tâches et de suivi grâce à Planner
  • Une plateforme à part entière pour collaborer et rencontrer des personnes à l’intérieur et à l’extérieur de votre département JCI local grâce aux équipes Microsoft

Comment vous inscrivez-vous maintenant pour cette offre?

  1. (Facultatif): Consultez un partenaire Microsoft accrédité pour les licences à but non lucratif.
  2. Visitez le portail: https://nonprofit.microsoft.com/register
  3. Cliquez sur le bouton bleu «s’inscrire» en bas
  1. Cliquez jusqu’à ce que vous puissiez entrer des données:
  1. Les étapes suivantes sont explicites.

L’accréditation après ce processus peut prendre quelques jours, mais se déroule généralement très bien une fois que vous avez terminé ces étapes. Techsoup / Socialware effectue l’administration nécessaire dans les coulisses pour cela. Cette accréditation vous donne également des avantages supplémentaires (qui ne coûtent pas d’argent), mais nous ne développerons pas cela.

Vous êtes toujours réticent à opter pour cette offre? Ensuite, il y a aussi la version «Freemium» de Microsoft Teams, même si vous manquez toutes les autres, au moins autant de possibilités précieuses qu’Office 365 E1 apporte.

OK, maintenant vous êtes pleinement engagé, mais vous devez encore commencer. Nous avons ce qu’il vous faut:

  • Cette vidéo peut déjà vous mettre sur la bonne voie et ne prend que 20 minutes de votre temps.
  • Techsoup propose un cours de 90 minutes.
  • Microsoft propose de nombreux supports et formations supplémentaires via sa page dédiée.

Avez-vous des questions? Cette explication a été écrite pour vous par Jeroen Huylebroeck, membre de JCI Aalst et partenaire chez Flexamit. Flexamit est également un partenaire Microsoft certifié pour soutenir les organisations à but non lucratif. N’hésitez pas à le contacter à jeroen.huylebroeck@jci.be ou à l’appeler au +32 478 67 43 24.

Invitation Mémorial JCI Staines – Londres

Il y a 45 ans, le 18 Juin 1972, un avion s’est écrasé près de Londres, connu sous le nom de catastrophe aérienne de Staines. Un accident tragique, lors duquel 9 amis JCI sont morts, revenant de la Conférence Européenne à Édimbourg.
Cette année, la JCI Staines Foundation aimerait être présente avec une grande délégation, pour honorer notre lien avec les victimes et leurs familles. Nous accueillons tous les membres de JCI Belgium, JCI Senate Belgium, JCI SenSe, JCI London et JCI Edinburgh, ainsi que toute la communauté internationale JCI.

Programme

Samedi 17 Juin 2017

  • 1.00pm Rassemblement à l’Hotel Mercure London Staines-upon-Thames Lobby
  • 2.00pm Visite de l’Expo ‘Fighting for Peace’
  • 3.30pm Randonnée pédestre guidée dans la South Bank Area
  • 6.00pm Boisson de bienvenue avec JCI London dans un pub local
  • 7.00pm Dîner avec JCI London
  • 9.30pm Transfert à la station de Waterloo
  • 10.20pm Train London Waterloo vers Staines (South West trains)

Dimanche 18 Juin 2017

  • 8.00am Petit déjeuner
  • 9.00am Marche dans Staines
  • 10.00am Prières et dédicaces dans le Trident ‘Papa India’ Garden dans le Moormead Sports Ground au large de Waters Drive, Staines
  • 11.00am Commémoration à la St Mary’s Church, Church Street, Staines
  • 12.30pm Déjeuner dans le pub traditionnel « The Bells »
  • 02.00pm Visite du Château Windsor (optionnelle)
  • 06.00pm Retour

Informations pratiques

Transport

Nous vous demanderons de faire votre propre réservation d’hôtel et de transport.

Suggestions:

Avion

Samedi 17 juin – BA391 – 9h45
10h05 à London Heathrow

Dimanche 18 Juin 18 – BA404 – 19h40
21h50 à Bruxelles

Eurostar

Bruxelles – Londres
Samedi 08:52 09:57 02h 05m 39,00 €
Dimanche 19:04 22:08 02h 04m 49,00 €

Lille – Londres
Samedi 09:30 09:57 01h 27m 39,00 €
Dimanche 19:04 21:30 01h 26m 49,00 €

Voiture

www.eurotunnel.com
approximativement 85€ à 95€ par véhicule (5 personnes)

www.poferries.com
approximativement 85€ par véhicule (5 personnes)

Hôtel

Nous proposons l’Hôtel Mercure London Staines-upon-Thames.
Approximativement 95€/chambre double
Les réservations d’hôtel doivent être faites par les participants eux-mêmes.

Frais

La Fondation Staines propose des frais de participation de 100 € pour tous les membres belges. Cela signifie que la Fondation Staines couvrira en partie tous les coûts supplémentaires.
Les frais incluent: réception, visite de l’expo, le dîner du samedi, le lunch du dimanche, le train pour l’activité du samedi, le transfert à Staines le dimanche (aux prières, à la commémoration, au lunch, à la visite de l’après-midi).
Ne sont pas inclus: le voyage (avion/train), l’hôtel + petit déjeuner, le dîner le dimanche, les transferts de et vers l’avion/train, les boissons, la visite du dimanche après-midi. Inscription

Veuillez envoyer un e-mail à info@jci.be pour annoncer votre participation. Votre réservation sera confirmée après que la Fondation Staines aura reçu votre paiement des frais de participation.

Informations bancaires:

IBAN BE10 2200 0257 7004
BIC GEBABEBB.
Veuillez indiquer ‘Staines Memorial 2017’ et votre nom.

Informations intéressantes

En cas de pluie, apportez votre parapluie. Voyagez léger.

Consultez également le site Web à propos de JCI Staines.

 

Dominiek Callewier
Président Staines Foundation

Au nom du Comité d’Organisation :
Jos Van Roosbroeck
Peter Anckaert
Anna Carin Kneip-Krokstäde
Reginald Schaumans
Sarah Lammers
Jef Hendrickx
Olivier De Block
Audrey Taverna

© Copyright 2019 - JCI Belgium

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