(English) Remote meetings and collaboration

En ces temps de COVID-19 et des mesures imposées par le gouvernement, nous voulons faire équipe avec les autres familles JCI pour vous tenir informé. Beaucoup de gens ont des questions sur les événements JCI à tous les niveaux: sont-ils reportés, annulés, que pouvons-nous faire pour continuer à travailler sur des projets, etc. Jeroen Huylebroeck, membre de JCI Aalst, a écrit cet article pour vous informer sur les possibilités que Microsoft offre pour travailler à distance et collaborer en ligne.

Il existe de nombreux outils à partager en ligne, comme Google Drive, Dropbox, WeTrransfer ou OneDrive. Il existe également de nombreuses façons pour les gens de discuter ou de faire des conférences (vidéo) en ligne: vous connaissez probablement Skype, WhatsApp, Slack, etc. Souvent, ils proposent des modèles Freemium: un certain nombre de fonctionnalités sont disponibles gratuitement, mais si vous en voulez plus, vous devez payer.

Pièges

Bien que bon nombre de ces services fonctionnent correctement, il existe deux pièges courants.

Fragmentation: Ces services spécialisés ne font pas partie d’une seule plateforme. En conséquence, les utilisateurs doivent s’inscrire individuellement, une connexion distincte est requise pour chaque plate-forme et les informations sont souvent distribuées via différents canaux. Cela peut entraîner la perte de personnes, la perte de données, la duplication et la gestion de versions complexes, des courbes d’apprentissage multiples et plus longues et … des violations de données potentielles.

Absence de «contrôle»: bon nombre de ces services fonctionnent principalement selon une approche «poste à poste». Cela signifie que ce sont principalement des individus qui créent et partagent des données, là encore avec un ou plusieurs autres individus. Et cela sur autant de canaux que de fragmentation. Cela a également des conséquences potentielles pour votre service local. Après tout, il est responsable (il suffit de penser au RGPD) de la gestion et du traitement corrects des données et (dans le moindre des cas) du traitement de toute violation de données.

Et maintenant?

Nous sommes maintenant dans la crise corona. Du coup, nous ne pouvons plus nous réunir pour nous rencontrer et discuter. Du coup, le besoin d’aides technologiques est extrêmement urgent. Soudain, la fragmentation et l’utilisation du contrôle deviennent extrêmement douloureuses. Bien qu’aucune solution unique ne soit infaillible et complète, Microsoft a fait de grands efforts ces dernières années sur sa plate-forme «Microsoft 365». C’est un service où vous pouvez en toute sécurité envoyer des e-mails, partager des fichiers, chatter, conférences audio et vidéo, co-créer, etc. Mais cela coûte aussi de l’argent …

Concrètement: pour être en règle avec vos licences, vous devez également payer quelque chose à moins que vous n’utilisiez que la version «Freemium» de 1 des produits: Microsoft Teams.

Combien ça coûte?

En fait … très peu.

Microsoft applique la règle suivante pour leur formule d’entrée de gamme (Office 365 E1) concernant les licences de dons gratuits: « Les offres pour les associations sont réservées aux employés des associations et aux employés non rémunérés (équivalent temps plein) avec une gestion matérielle au jour le jour, les responsabilités opérationnelles et fiduciaires, qui n’utilisent pas la licence pour générer des revenus personnels. Les bénévoles, les membres des associations et les employés ne sont PAS éligibles pour les licences et les abonnements pour associations. »(Source: https://www.microsoft.com/fr-be/microsoft-365/nonprofit/office-365-nonprofit) En bref: cela ne s’applique pas dans un contexte JCI.

Cependant, il existe également une offre pour les bénévoles / membres, appelée «Office 365 E1 pour les bénévoles des associations»: ce n’est pas gratuit, mais c’est bon marché. Après tout, cela coûte 2,05 EUR (TVA incluse) par membre, par mois, ou 24,54 EUR (TVA incluse) par membre, par an.

Cependant, pendant cette période de crise, Microsoft a également rendu cette suite gratuite pour une durée limitée! Vous pouvez désormais utiliser ce service gratuitement pendant 6 mois. (source: https://www.linkedin.com/pulse/supporting-nonprofits-igos-during-covid-19-justin-spelhaug/)

En bref: vous n’avez aucune raison de ne pas l’introduire maintenant. Une fois que vous aurez activé cette suite, vous recevrez pour chacun de vos membres:

  • Une boîte aux lettres professionnelle avec gestion du calendrier et des contacts de 50 Go que vous pouvez lier à votre propre nom de domaine («firstname.lastname@lokaleafdeling.be» par exemple). Il s’agit également du nom d’utilisateur avec le mot de passe correspondant pour tous les autres services.
  • Sécurité d’accès renforcée grâce à une activation simple de l’authentification multifacteur.
  • 1 To de stockage de fichiers cloud personnel via OneDrive Entreprise
  • Accès aux versions Web et smartphone complètes des différentes applications Office
    • Become
    • Excel
    • PowerPoint
    • Outlook
  • Déverrouiller les capacités premium de diverses applications Windows 10, Android, iOS et Web telles que
    • Microsoft To-Do (intégré à Microsoft Planner, Sticky Notes, OneNote et Outlook)
    • Microsoft Forms
    • Microsoft Sway
    • Microsoft Kaizala
    • Accès (contrôlé) à tous les services du service local, tel que configuré dans le portail de gestion

En plus de cela en tant qu’organisation locale, vous obtenez:

  • Nombre illimité de boîtes aux lettres partagées de 10 Go auxquelles vous pouvez donner accès aux membres (ou les refuser), comme factures@localorganization.be, board@localorganization.be, info@localorganization.be, …
  • Stockage cloud et portail Web gérés de manière centralisée avec gestion des droits d’accès sur Microsoft SharePoint. (1 To + 10 Go par licence utilisateur)
  • Un babillard numérique central pour les annonces, grâce à Yammer.
  • Un système simple de répartition des tâches et de suivi grâce à Planner
  • Une plateforme à part entière pour collaborer et rencontrer des personnes à l’intérieur et à l’extérieur de votre département JCI local grâce aux équipes Microsoft

Comment vous inscrivez-vous maintenant pour cette offre?

  1. (Facultatif): Consultez un partenaire Microsoft accrédité pour les licences à but non lucratif.
  2. Visitez le portail: https://nonprofit.microsoft.com/register
  3. Cliquez sur le bouton bleu «s’inscrire» en bas
  1. Cliquez jusqu’à ce que vous puissiez entrer des données: