Vergaderen en samenwerken op afstand

In deze tijden van COVID-19 en de maatregelen die de overheid ons oplegt, willen we samenwerken met de andere JCI-families om u op de hoogte te houden. Veel mensen hebben vragen over JCI-evenementen op alle niveaus: worden ze uitgesteld, geannuleerd, wat kunnen we doen om aan projecten te blijven werken, etc. Jeroen Huylebroeck, lid van JCI Aalst, schreef dit artikel om jullie te informeren over de mogelijkheden die Microsoft biedt om online meetings en samenwerken op afstand mogelijk te maken.

Er bestaan vele tools en omgevingen om dingen met elkaar te delen. Gekende diensten zijn Google Drive, Dropbox, WeTransfer,… Er bestaan ook veel manieren om met elkaar te chatten, te (video)bellen en te overleggen. Enkele van de meest bekende: Skype, WhatsApp, Teams, Slack,…Er bestaan ook veel mailsystemen, productiviteitssuites,… Vaak hanteren deze diensten een “Freemium”-model: Je krijgt een deel van de mogelijkheden gratis en als je verder wil gaan met de suite moet je in de buidel tasten.

Valkuilen

Hoewel veel van deze diensten kwalitatief correct werken, zijn er 2 vaak voorkomende valkuilen:

  1. Fragmentatie: Deze gespecialiseerde diensten maken geen deel uit van 1 platform. Dit heeft als gevolg dat gebruikers zich individueel dienen te registreren, dat er voor elk platform een aparte login vereist is en dat informatie vaak verspreid wordt via diverse kanalen. Dit kan leiden tot mensen die uit de boot vallen, gegevens die verloren geraken, duplicaten en complex versiebeheer, meerdere en langere leercurves, en… mogelijke datalekken.
  2. Gebrek aan “controle”: Veel van deze diensten werken voornamelijk vanuit een “peer-to-peer”-werkwijze. Dit houdt in dat het voornamelijk individuele mensen zijn die gegevens maken en delen, weerom met één of meer andere individuën. En dat over evenzoveel kanalen als dat er fragmentatie gebeurd is. Dit heeft ook mogelijke gevolgen voor jouw lokale afdeling. Die is immers verantwoordelijk en aansprakelijk (denk maar aan de GDPR) voor een correct beheer en behandeling van data en (in het slectste geval) afhandeling van eventuele datalekken.

Wat nu?

En nu? Nu zitten we in de coronacrisis. Plots kunnen we niet meer samenkomen om te vergaderen en overleggen. Plots voelen we de nood naar technologische hulpmiddelen extra hard aankomen. Plots wordt die fragmentatie en dat gebruik aan controle extra pijnlijk voelbaar. Hoewel geen enkele oplossing waterdicht en allesomvattend is, heeft Microsoft de voorbije jaren bijzonder hard ingezet op diens “Microsoft 365”-platform. Dat is een dienst waarbij je e-mail, bestandsdeling, chat, audio- en videoconferencing, co-authoring, etc. op een veilige manier kan doen. Maar dat is ook een dienst die geld kost… Of hoe zit dat nu juist?

Laat ons met de deur in huis vallen: om in orde te zijn met je licenties, moet je ook als non-profit iets betalen tenzij je enkel gebruik maakt van de “Freemium”-versie van 1 van de producten: Microsoft Teams.

Hoeveel moet je dan betalen?: Heel weinig eigenlijk.

  • Microsoft hanteert volgende regel voor hun instapformule (Office 365 E1) voor wat betreft de gratis donatielicenties: “Nonprofit-aanbiedingen zijn alleen bedoeld voor betaalde werknemers van non-profitorganisaties en onbetaalde FTW-medewerkers (full-time equivalent) met materiële dagelijkse management-, operationele en fiduciaire verantwoordelijkheden, die de licentie niet gebruiken voor het genereren van persoonlijk inkomen. Vrijwilligers, leden en begunstigden van de non-profitorganisatie komen NIET in aanmerking voor non-profitlicenties en -abonnementen.” (bron: https://www.microsoft.com/nl-be/microsoft-365/nonprofit/office-365-nonprofit) Kortom: Dit is niet van toepassing in een JCI-context.
  • Voor vrijwilligers/leden bestaat echter ook een aanbod, genaamd “Office 365 E1 for nonprofit volunteers”: Dit is niet niet gratis, maar wel goedkoop. Dit kost immers 2,05 EUR (incl. BTW) per lid, per maand, of 24,54 EUR (incl. BTW) per lid, per jaar.

 

Kortom: je hebt geen enkele reden om dit nu niet te gaan introduceren. Eens je deze suite geactiveerd hebt, krijg je voor elk van je leden:

  • Een professionele mailbox met agenda- en contactpersonenbeheer met 50 GB die je kan koppelen aan je eigen domeinnaam (“voornaam.familienaam@lokaleafdeling.be” bvb). Dit is meteen ook de gebruikersnaam met bijhorend wachtwoord voor alle andere diensten.
  • Een sterke beveiliging van de toegang door de eenvoudige activatie van multi-factor-authenticatie
  • 1 TB aan persoonlijk bestandsopslag in de cloud via OneDrive for Business
  • Toegang tot de volwaardige web- en smartphoneversies van de diverse Office-applicaties
    • Word
    • Excel
    • PowerPoint
    • Outlook
  • Ontsluiting van de premium-mogelijkheden van diverse Windows 10, Android-, iOS- en web-apps zoals
    • Microsoft To-Do (geïntegreerd met Microsoft Planner, Sticky Notes, OneNote & Outlook)
    • Microsoft Forms
    • Microsoft Sway
    • Microsoft Kaizala
  • (Gecontroleerde) toegang tot alle diensten van de lokale afdeling, zoals geconfigureerd in het beheersportaal

Daarnaast krijg je op het niveau van je lokale afdeling:

  • Onbeperkt aantal gedeelde mailboxen van 10 GB waar je leden individueel toegang toe kan geven (of ontzeggen) zoals bvb facturatie@lokaleafdeling.be, bestuur@lokaleafdeling.be, info@lokaleafdeling.be,…
  • Centraal beheerde cloudopslag en webportaal met toegangsrechtenbeheer op Microsoft SharePoint. (1 TB + 10 GB per gebruikerslicentie)
  • Een centraal digitaal prikbord voor meededelingen, dankzij Yammer.
  • Een eenvoudig systeem voor taakverdeling en -opvolging, dankzij Planner
  • Een volwaardig platform om samen te werken en te vergaderen met mensen binnen en buiten je lokale JCI-afdeling dankzij Microsoft Teams

Hoe registreer je je nu voor dit aanbod?

  1. (Optioneel): ga ten rade bij een Microsoft Partner die geaccrediteerd is voor non-profit licentiëring.
  2. Bezoek het portaal: https://nonprofit.microsoft.com/register
  3. Klik onderaan op de blauwe “register”-knop
  1. Klik door tot je gegevens kan invullen: